Activités

Une agence de communication française en hyper croissance ouvre 7 filiales en l’espace de 4 ans. Pluralité des sources d’information, absence de cohésion dans les systèmes déployés, processus métier non définis, multiplicité des devises, taxes spécifiques aux pays, lacunes opérationnelles des équipes métier, étaient autant de facteurs qui mettaient les dirigeants dans une situation d’incertitude face à la fiabilité des informations financières disponibles. J’ai encadré le travail d’une équipe de +20 collaborateurs pour concevoir un dashboard financier actualisé en temps réel, reprenant les données de l’ensemble des filiales, permettant à l’équipe de direction de prendre des décisions éclairées.

• Utilisation des API
• Définition des process financiers
• Formation et accompagnement des équipes
• Contrôle de gestion hebdomadaires systématisé
• Mise en place d’un planning financier par filiale
• Développement d’une interface de data visualisation
• Implémentation d’un ERP commun à toutes les filiales
• Mise en place d’une démarche d’audit continue de la qualité des données

L’ouverture de 8 filiales en 3 ans et le recrutement de 60 collaborateurs sur la même période, ont rendu nécessaire la structuration du service financier. En effet, chacun utilisait ses propres outils, les informations étaient dispersées dans l’entreprise, les rôles et scope de chacun manquaient de clarté.

Afin de coordonner les équipes de production, piloter la croissance tout en surveillant les niveaux de cash disponibles, j’ai mené la structuration de manière transversale à tous les services, de toutes les filiales.

Technique

➡️ Création d’outils métiers dédiés à la prod

➡️ Synchronisation de tous les outils via API

➡️ Création de dashboard actualisés en temps réel

➡️ Formalisation des processus (SIPOC)

Management

➡️ Définition des process financiers

➡️ Mise en place d’un planning financier par filiale

➡️ Animation de workshop avec les équipes

➡️ Création de groupes de discussion

Forte croissance du volume de facturation à traiter (clients et fournisseurs), pluralité des sources d’information, incohérences au niveau comptable, documents manquants, étaient autant de facteurs qui retardaient considérablement l’édition des états financiers annuels, indispensable pour rassurer les investisseurs.

Internaliser le traitement des documents comptables, en utilisant les modules facturation/achat/trésorerie du CRM Sellsy.

Technique

➡️ Ouverture et configuration des comptes Sellsy

➡️ Configuration des modules facturation, achat et trésorerie

➡️ Synchronisation avec les outils déjà existants

Management

➡️ Définition des nouveaux processus

➡️ Formation et accompagnement des équipes

➡️ Mise en place d’une logique d’amélioration continue

La réalisation de ce projet comportait trois défis majeurs selon moi.

Tout d’abord, la structure elle même des éléments de langage rendait l’implémentation de variable difficile. En effet, comme l’on peut s’en douter, les formulations de phrases, le format des dates, diffèrent de l’anglais au japonais. C’est encore différent pour le coréen ou le russe, etc. Néanmoins, le projet devait être réalisé en 22 langues différentes.

D’autre part, bien que les données qui nous étaient communiquées par les équipes techniques du client aient été structurées dans l’ensemble, elles manquaient parfois de consistance. Par exemple, certaines valeurs étaient manquantes, comme les titres ou les URLs des vidéos de créateurs que nous souhaitions intégré dans les supports multimedia créés. Ou bien les titres comportaient des caractères spéciaux qu’il n’était pas possible d’imprimer sans générer une erreur d’impression. Pourtant, il s’agissait de 24 000 statistiques à établir.

Enfin, et cela m’a semblé être le challenge le plus stimulant, les équipes étaient réduites par rapport à l’année N-1 pour la première version du projet « Yearbook ». Le défi était donc de doubler le volume d’ouvrage, d’ajouter les vidéos… tout en réduisant le nombre de talents créatifs mobilisés.

Automatiser la création des contenus vidéos et des livres

Technique

➡️ Structurer une base de données pour les besoins spécifiques du projet

➡️ Collecter les données manquantes et nettoyer l’intégralité des données recueillies

➡️ Développer un script de génération de livres et de vidéos automatisé

Management

➡️ Définir les exigences techniques

➡️ Encadrer les différents prestataires techniques

➡️ Implémenter un système de contrôle de qualité des données

Documents manquants lors de la clôture des comptes, de manière systématique depuis plusieurs années, rendait l’établissement des états financiers long et fastidieux, impliquant un retard considérable et faisant peser sur l’équipe une charge de travail considérable pour retrouver les documents.

Créer un portail fournisseur synchronisé au CRM de l’entreprise, adapter le processus d’achat et de paiement des factures en conséquence.

Technique

➡️ Création d’un portail via l’outil no-code Bubble

➡️ Synchronisation du portail avec le CRM Sellsy

➡️ Automatisation de l’import des factures

Management

➡️ Définition des nouveaux processus

➡️ Formation et accompagnement des équipes

➡️ Mise en place d’une logique d’amélioration continue

Une agence de communication française ouvre 7 filiales à l’étranger, entrant dans une logique de groupe. J’ai gérer les processus de comptabilité, de reporting financier, de budgétisation et de prévision de l’entreprise, superviser une équipe de plus de 20 employés et tiers, coordonner les tâches entre eux pour augmenter la productivité mondiale des services financiers de 75 %, y compris en ce qui concerne la comptabilité intersociétés.

• Définition des processus financiers et comptables
• Superviser une équipe de plus de 20 employés et tiers
• Harmonisation des codes comptables entre les filiales
• Vérification automatisée des correspondances de refacturation
• Formalisation des conventions de trésorerie intra-groupe
• Revue hebdomadaire du rapprochement bancaire
• Formations, workshop, suivi des équipes

Une agence de communication travaille avec des clients prestigieux, internationaux pour la plupart. L’élément de différenciation de cette agence, en termes créatifs, est la collaboration de designer issus de milieux culturels différents. Cela permet de réaliser des campagnes adaptées aux populations locales, et de stimuler la créativité. L’agence compte parmi ses clients le leader mondial des moteurs de recherche qui a une présence forte en Inde. J’ai ouvert la filiale en Inde, à Mumbai, afin de permettre à l’agence d’accompagner ces clients dans ses campagnes locales, et de recruter une équipe de 3 créatifs et 2 chefs de projets indiens.

• Création d’un business plan
• Rédaction des conventions de trésorerie
• Configuration des codes comptables pour simplifier les intercos
• Recherche des partenaires locaux : cabinet de comptabilité, cabinet juridique
• Orchestration des partenaires : Chambre de commerce de Mumbai, CCI, Business France

Une agence de communication travaille avec des clients prestigieux, internationaux pour la plupart. Parmi ces clients, le leader mondial des moteurs de recherche sur Internet. Afin de simplifier les échanges commerciaux avec la maison mère située aux états unis, j’ai coordonné l’ouverture de la filiale de l’agence à New York. L’ouverture de cette filiale a permis une augmentation du Chiffre d’Affaires du groupe de +400% dès la première année.

• Création d’un business plan
• Rédaction des conventions de trésorerie
• Configuration des codes comptables pour simplifier les intercos
• Recherche des partenaires locaux : cabinet de comptabilité, cabinet juridique
• Orchestration des partenaires : Chambre de commerce de Mumbai, CCI, Business France
• Constitution du dossier de levée de fonds non dillutifs auprès de October (anciennement Lendix)