Dernières nouvelles
Implémenter la suite CRM Sellsy
Problématique
Forte croissance du volume de facturation à traiter (clients et fournisseurs), pluralité des sources d’information, incohérences au niveau comptable, documents manquants, étaient autant de facteurs qui retardaient considérablement l’édition des états financiers annuels, indispensable pour rassurer les investisseurs.
Solutions
Internaliser le traitement des documents comptables, en utilisant les modules facturation/achat/trésorerie du CRM Sellsy.
Technique
➡️ Ouverture et configuration des comptes Sellsy
➡️ Configuration des modules facturation, achat et trésorerie
➡️ Synchronisation avec les outils déjà existants
Management
➡️ Définition des nouveaux processus
➡️ Formation et accompagnement des équipes
➡️ Mise en place d’une logique d’amélioration continue
Améliorations obtenues
Depuis que Sellsy est utilisé les comptes sont à jour chaque mois, aucun document n’est manquant, grâce notamment à la création d’un portail fournisseur synchronisé, et le rapprochement bancaire est mis à jour de manière systématique. En somme, le retard dans le traitement de la comptabilité a été rattrapé et les états financiers sont rendus disponibles en temps et en heure. Le retard dans les précédentes éditions pouvait s’étaler jusqu’à 6 mois après la date limite de déclaration des résultats. Nous sommes passés à +1 mois après la date de clôture de l’exercice. Soit une amélioration de quasiment un an.
Outils utilisés
Réinventer la stratégie IT et atteindre +300% de productivité et +600k$ de bénéfices d’une année sur l’autre
Problématique
La réalisation de ce projet comportait trois défis majeurs selon moi.
Tout d’abord, la structure elle même des éléments de langage rendait l’implémentation de variable difficile. En effet, comme l’on peut s’en douter, les formulations de phrases, le format des dates, diffèrent de l’anglais au japonais. C’est encore différent pour le coréen ou le russe, etc. Néanmoins, le projet devait être réalisé en 22 langues différentes.
D’autre part, bien que les données qui nous étaient communiquées par les équipes techniques du client aient été structurées dans l’ensemble, elles manquaient parfois de consistance. Par exemple, certaines valeurs étaient manquantes, comme les titres ou les URLs des vidéos de créateurs que nous souhaitions intégré dans les supports multimedia créés. Ou bien les titres comportaient des caractères spéciaux qu’il n’était pas possible d’imprimer sans générer une erreur d’impression. Pourtant, il s’agissait de 24 000 statistiques à établir.
Enfin, et cela m’a semblé être le challenge le plus stimulant, les équipes étaient réduites par rapport à l’année N-1 pour la première version du projet « Yearbook ». Le défi était donc de doubler le volume d’ouvrage, d’ajouter les vidéos… tout en réduisant le nombre de talents créatifs mobilisés.
Solutions
Automatiser la création des contenus vidéos et des livres
Technique
➡️ Structurer une base de données pour les besoins spécifiques du projet
➡️ Collecter les données manquantes et nettoyer l’intégralité des données recueillies
➡️ Développer un script de génération de livres et de vidéos automatisé
Management
➡️ Définir les exigences techniques
➡️ Encadrer les différents prestataires techniques
➡️ Implémenter un système de contrôle de qualité des données
Améliorations obtenues
+300% de productivité. La réalisation de ce premier projet, avec succès, a permis à l’agence de démarrer l’activité de génération de supports vidéos et de recentrer ses talents créatifs vers des activités à forte valeur ajoutée. Les équipes datas disposaient de données complètes, nettoyées et structurées qui ont permis de générer les supports multimédias en un temps record. L’utilisation de scripts pour collecter les données manquantes, d’algorithmes pour nettoyer les données existantes et l’automatisation de l’édition des supports multimédias a permis d’augmenter la marge propre au projet, par rapport à un projet similaire réalisé manuellement.
Outils utilisés
Créer un portail fournisseurs
Problématique
Documents manquants lors de la clôture des comptes, de manière systématique depuis plusieurs années, rendait l’établissement des états financiers long et fastidieux, impliquant un retard considérable et faisant peser sur l’équipe une charge de travail considérable pour retrouver les documents.
Solutions
Créer un portail fournisseur synchronisé au CRM de l’entreprise, adapter le processus d’achat et de paiement des factures en conséquence.
Technique
➡️ Création d’un portail via l’outil no-code Bubble
➡️ Synchronisation du portail avec le CRM Sellsy
➡️ Automatisation de l’import des factures
Management
➡️ Définition des nouveaux processus
➡️ Formation et accompagnement des équipes
➡️ Mise en place d’une logique d’amélioration continue
Améliorations obtenues
Depuis la mise en place du portail fournisseur et l’adaptation du processus achat de l’entreprise, les factures des fournisseurs sont payées uniquement lorsqu’elles sont disponibles dans le CRM. Dès lors, plus aucune facture fournisseur n’est manquante et le rapprochement bancaire est réalisé chaque semaine. Le retard cumulé sur l’édition des états financiers a été rattrapé, l’entreprise est passée dans une logique proactive, en s’assurant que l’intégralité des documents sont disponibles, chaque mois.
Outils utilisés
Superviser l’édition des états consolidés, permettant d’augmenter la productivité des services financiers de 75 %
Contexte
Une agence de communication française ouvre 7 filiales à l’étranger, entrant dans une logique de groupe. J’ai gérer les processus de comptabilité, de reporting financier, de budgétisation et de prévision de l’entreprise, superviser une équipe de plus de 20 employés et tiers, coordonner les tâches entre eux pour augmenter la productivité mondiale des services financiers de 75 %, y compris en ce qui concerne la comptabilité intersociétés.
Actions
- Définition des processus financiers et comptables
- Superviser une équipe de plus de 20 employés et tiers
- Harmonisation des codes comptables entre les filiales
- Vérification automatisée des correspondances de refacturation
- Formalisation des conventions de trésorerie intra-groupe
- Revue hebdomadaire du rapprochement bancaire
- Formations, workshop, suivi des équipes
Résultats obtenus
- Édition des états consolidés du groupe
- Validation de l’ensemble des intercos du groupe
- Réduction de 9 mois, d’une année sur l’autre, le temps nécessaire à l’édition des états consolidé
Outils utilisés
Ouvrir une filiale indienne pour accompagner un client en local, permettant le recrutement de 5 talents indiens
Contexte
Une agence de communication travaille avec des clients prestigieux, internationaux pour la plupart. L’élément de différenciation de cette agence, en termes créatifs, est la collaboration de designer issus de milieux culturels différents. Cela permet de réaliser des campagnes adaptées aux populations locales, et de stimuler la créativité. L’agence compte parmi ses clients le leader mondial des moteurs de recherche qui a une présence forte en Inde. J’ai ouvert la filiale en Inde, à Mumbai, afin de permettre à l’agence d’accompagner ces clients dans ses campagnes locales, et de recruter une équipe de 3 créatifs et 2 chefs de projets indiens.
Actions
- Création d’un business plan
- Rédaction des conventions de trésorerie
- Configuration des codes comptables pour simplifier les intercos
- Recherche des partenaires locaux : cabinet de comptabilité, cabinet juridique
- Orchestration des partenaires : Chambre de commerce de Mumbai, CCI, Business France
Résultats obtenus
- Recrutement d’un Directeur
- Ouverture effective de la filiale
- Recrutement d’une équipe de 5 talents indiens
Outils et partenaires
Ouvrir une filiale aux US, permettant l’augmentation du CA du groupe de +400%
Contexte
Une agence de communication travaille avec des clients prestigieux, internationaux pour la plupart. Parmi ces clients, le leader mondial des moteurs de recherche sur Internet. Afin de simplifier les échanges commerciaux avec la maison mère située aux états unis, j’ai coordonné l’ouverture de la filiale de l’agence à New York. L’ouverture de cette filiale a permis une augmentation du Chiffre d’Affaires du groupe de +400% dès la première année.
Actions
- Création d’un business plan
- Rédaction des conventions de trésorerie
- Configuration des codes comptables pour simplifier les intercos
- Recherche des partenaires locaux : cabinet de comptabilité, cabinet juridique
- Orchestration des partenaires : Chambre de commerce de Mumbai, CCI, Business France
- Constitution du dossier de levée de fonds non dillutifs auprès de October (anciennement Lendix)
Résultats obtenus
- Ouverture effective de la filiale
- Obtention d’un financement de 250k€
- Recrutement d’une équipe de 5 personnes
- Consolidation des relations avec les clients US
- Installation des bureaux dans le coeur de Brooklyn
- Augmentation du CA du groupe de +400% dès la première année
Outils et partenaires
Ouvrir une filiale mexicaine pour ouvrir l’agence au marché LATAM
Actions
- Création d’un business plan
- Rédaction des conventions de trésorerie
- Configuration des codes comptables pour simplifier les intercos
- Recherche des partenaires locaux : cabinet de comptabilité, cabinet juridique
- Orchestration des partenaires : Chambre de commerce de Mumbai, CCI, Business France
- Constitution du dossier de levée de fonds non dillutifs auprès de October (anciennement Lendix)
Résultats obtenus
- Ouverture effective de la filiale
- Installation des bureaux à Mexico City
- Consolidation des relations avec le client
- Obtention d’une campagne pour la région LATAM
Outils et partenaires
Obl.app + version anglaise ?
En lançant en anglais, ça ouvre un potentiel plus large car international. Maintenant que j’ai lancé la plateforme premium, ça pourrait valoir le coup !
Je comptais prendre le domaine obl.app et ai eu l’agréable surprise de découvrir que l’acronyme fonctionnerait aussi en anglais :
Okr, Bucks & Liberty
Lancement d’une offre payante
Je me demandais vraiment comment monétiser ce projet, sachant que je ne me voyais pas proposer un accès payant pour la newsletter seulement. Le fait est que j’écris pour le plaisir, je prends plaisir à être lu et j’en éprouve une certaine fierté… mais je sens que mes abonnés ne paieraient pas pour ça. Peut être que je me trompe, après tout la plupart des personnes qui ont répondu à mon enquête ont répondu qu’ils seraient prêts à payer, mais ils étaient si peu nombreux à répondre que je ne suis pas sûr de pouvoir m’appuyer sur cette information.
Toujours est-il que je voulais quand même offrir quelque chose en plus, sans savoir quoi.
Mon interview dans Maddyness a changé la donne et a précipité les choses. Elle m’a permis d’obtenir une petite dizaine d’abonnés supplémentaire, mais surtout mon premier abonné payant. En retraçant un peu le parcours de ce premier abonné payant, je me suis rendu compte qu’il avait lu plusieurs histoires et surtout cliqué sur un outil gratuit au format Google Sheet.
J’avais déjà parlé du fait de proposer des outils, calculateurs et autres à mon ami Vincent. Mais jusqu’à présent ce n’était qu’une idée.
Ce premier abonné payant a confirmé cette intuition parce que j’ai vu qu’il avait principalement cliqué sur les liens vers des outils avant de s’abonner. Du coup, je me suis lancé dans la création d’un espace premium dédié aux abonnés payants. Pour l’instant cet espace premium dispose de deux calculateurs, et je comptes y compiler tous les outils que j’ai créés au format Google Sheet ou Excel auparavant, pour que ce soit une plateforme de plusieurs outils pratiques pour gérer et diriger une activité.
Cette idée m’enthousiasme beaucoup !
